Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der Website, im Bestellprozess und bei der Nutzung der PostCloud-Dienste verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können, zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmensdaten, Zahlungsdaten oder hochgeladene Nachweise.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die PostCloud24 UG (haftungsbeschränkt).

Die aktuellen Kontaktdaten finden Sie im Impressum dieser Website. Datenschutzanfragen und Anträge auf Kontolöschung richten Sie bitte an support@postcloud.de. Weitere Hinweise finden Sie auf postcloud.de/konto-loeschen.

Die Website wird auf einem von PostCloud verwalteten Server bei Netcup bereitgestellt. Beim Aufruf der Website können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browserinformationen, Betriebssystem, Referrer-URL und aufgerufene Seiten.

Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website sicher, stabil und performant bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für die Ortsanzeige auf der Startseite wird die IP-Adresse mit einer lokal gespeicherten Geo-IP-Datenbank von DB-IP abgeglichen. Dabei wird nur eine ungefähre Stadt oder Region ermittelt; es wird kein genauer Gerätestandort abgefragt und die IP-Adresse nicht für diese Abfrage an DB-IP übermittelt. Die geschätzte Ortsanzeige lässt sich ändern. Eine selbst gewählte Anzeige wird im lokalen Speicher Ihres Browsers unter pc_ort gespeichert; die Ortungsfunktion erstellt kein Besucherprofil.

Der Quellcode der Website wird über GitHub verwaltet und für Deployments genutzt. Dabei werden keine Kundendokumente oder Postinhalte in GitHub gespeichert.

Für die Verwaltung von Kundenkonten, Vertragsdaten, KYC-Status, Postnummern, Tarifinformationen, Scan-Kontingenten und Administrationsfunktionen nutzen wir Supabase. Die Supabase-Software und die Datenbank werden auf der von PostCloud verwalteten Serverplattform betrieben.

Dabei können insbesondere Firmenname, Vor- und Nachname der Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Tarif, Abrechnungsintervall, Postnummer, Freischaltstatus, KYC-Status und technische Kontodaten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und effizienten Kundenverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zahlungen, Abonnements, Zahlungsarten und rechnungsbezogene Zahlungsinformationen werden über Stripe verarbeitet. Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten auf unseren eigenen Systemen.

Stripe verarbeitet Zahlungsdaten, Rechnungsdaten, E-Mail-Adresse, Name, Unternehmensdaten und technische Zahlungsinformationen, soweit dies für Checkout, Abonnementverwaltung, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung erforderlich ist.

Zusatzleistungen, zum Beispiel zusätzliche Scans oberhalb des gebuchten Kontingents, können über Stripe als Zusatzposition zum Abonnement abgerechnet werden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zur Identitätsprüfung kann Stripe Identity eingesetzt werden. Dabei werden die für die Verifizierung erforderlichen Daten direkt durch Stripe verarbeitet.

Zusätzlich können Kunden Nachweise ihres Gewerbetreibens hochladen, zum Beispiel Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung. Die OpenAI-API kann Angaben aus diesen Unternehmensnachweisen auslesen. Unser Server vergleicht die erkannten Angaben mit dem Kundenkonto und dem Ergebnis von Stripe Identity. Ausweisfotos, Selfies, Zahlungsdaten und Zugangsdaten werden für diese Dokumentauswertung nicht an OpenAI übermittelt. Eindeutig passende Gewerbeanmeldungen von Einzelunternehmen können bei bestätigter Identität und vollständigen Prüfkriterien automatisch freigegeben werden. Andere Rechtsformen, widersprüchliche oder unklare Nachweise werden einer berechtigten Person zur Entscheidung vorgelegt; es erfolgt keine automatische Ablehnung. Eine persönliche Überprüfung kann über unseren Support angefordert werden.

Für die KI-Auswertung wird die Speicherung als abrufbare API-Antwort deaktiviert. Dies bedeutet keine vollständige Aufbewahrungsfreiheit beim Anbieter: Inhalte können nach dessen geltenden Datenkontrollen zur Missbrauchsüberwachung grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. API-Inhalte werden standardmäßig nicht zum Training verwendet. Die Verarbeitung kann außerhalb der EU erfolgen; die einschlägigen Auftragsverarbeitungs- und Übermittlungsregelungen sind zu beachten. Eine persönliche Prüfung kann über unseren Support angefordert werden.

Hochgeladene Nachweise und Identifizierungsdaten werden gespeichert, solange sie für Prüfung, Dokumentation und Vertragsdurchführung erforderlich sind. Als Anbieter von Geschäftsadressen unterliegen wir dem Geldwäschegesetz. Identifizierungsunterlagen bewahren wir daher entsprechend den gesetzlichen Pflichten, insbesondere § 8 GwG, in der Regel fünf Jahre auf. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Der Cloud-Zugang für Kunden basiert auf dem eigenen PostCloud-Speichersystem. Dort werden digitale Postinhalte, Scans und kundenspezifische Dateien bereitgestellt.

Jedes Kundenkonto erhält einen berechtigungsgeschützten Speicherbereich. Der Zugriff wird über das PostCloud-Konto und die zugehörigen Freigaben gesteuert.

Die laufende Datenbank und der eigene Dateispeicher werden auf der von PostCloud verwalteten Plattform bei Netcup betrieben. Für die Wiederherstellung bei Störungen erstellen wir zusätzlich verschlüsselte Sicherungen auf einer Hetzner Storage Box. Diese können Kontodaten, digitale Post und gespeicherte Dateien enthalten. Die Sicherungen werden vor der Übertragung verschlüsselt. Zugriff auf Kundendateien erhalten nur berechtigte Personen, soweit dies zur Leistungserbringung und Absicherung des Betriebs erforderlich ist.

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen in der Android-App aktivieren, verwenden wir Firebase Cloud Messaging von Google zur Zustellung. Dabei werden eine Installationskennung, ein gerätebezogenes Zustelltoken, die Zuordnung zu Ihrem PostCloud-Konto und technische Zustellinformationen verarbeitet. Die Benachrichtigung weist allgemein auf neue Post hin; Briefinhalte, Absendernamen und Anhänge sind nicht Bestandteil der Push-Nachricht. Der Zugriff auf Ihre Post setzt die Anmeldung und Berechtigung im Kundenkonto voraus.

Die optionale Benachrichtigung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können sie in den Einstellungen der App deaktivieren und die Benachrichtigungsberechtigung in Android widerrufen. Die Nutzung der Cloud ist auch ohne Push-Benachrichtigungen möglich.

Google kann die technischen Zustelldaten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Für Firebase-Endnutzerdaten gelten die einschlägigen Datenverarbeitungsbedingungen; für eigene Betriebs- und Nutzungsdaten kann Google eigene Zwecke verfolgen. Das in diese App integrierte Firebase-Pushverfahren verwendet kein Google Analytics.

Bei Deaktivierung in der App wird die Zustellregistrierung aufgehoben und die Löschung der Firebase-Installationskennung angefordert. Google beschreibt für die Entfernung einer gelöschten Installationskennung aus seinen Live- und Sicherungssystemen einen Zeitraum von bis zu 180 Tagen. Ein bloßer Widerruf der Android-Berechtigung ersetzt diesen Löschaufruf nicht. Nachweise über Zustellungen können bei PostCloud getrennt von einem aktiven Zustelltoken erhalten bleiben, soweit sie für den Betrieb, die Fehlerklärung oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich sind.

Für den Versand systembezogener E-Mails, zum Beispiel KYC-Hinweise, Passwort- oder Onboarding-Informationen, kann Resend eingesetzt werden.

Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Betreff, Inhalt der E-Mail, Versandstatus und technische Zustellinformationen verarbeitet.

Im Servicepostfach franziska@postcloud.de unterstützt uns die digitale Assistenz Franziska. Eng definierte allgemeine Fragen können automatisch beantwortet werden. Andere Anliegen werden mit Antwortvorschlägen zur persönlichen Prüfung vorgelegt; Vertrags-, Zahlungs- und Kontoentscheidungen trifft die Assistenz nicht.

Für KI-gestützte Antwortentwürfe setzen wir die OpenAI-API ein. Dabei werden Betreff und Nachrichtentext verarbeitet; Anhänge werden nicht an die KI übermittelt. Das System hat keinen KI-Zugriff auf Kundenkonten oder Zahlungsfunktionen. Bitte senden Sie keine Passwörter oder Sicherheitscodes. Sie können um persönliche Bearbeitung bitten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an zuverlässiger Kundenkommunikation.

Wenn Sie uns per E-Mail, WhatsApp oder auf anderem Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Bei Nutzung von WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des jeweiligen WhatsApp-Anbieters. Eine spätere teilautomatisierte Betreuung, zum Beispiel Reminder oder FAQ-Antworten, kann technisch ergänzt werden.

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien einsetzen, um Funktionen wie Login, Checkout, Sicherheit und Seitennavigation bereitzustellen.

Externe Dienste wie Stripe und Resend werden nur eingebunden, soweit sie für Betrieb, Bestellung, Zahlung, Kommunikation oder Leistungserbringung erforderlich sind.

Für Marketing- und Kampagnenmessung setzen wir nach Ihrer Einwilligung den Meta Pixel von Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland ein. Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, technische Browserdaten, Referrer, Zeitpunkt des Zugriffs und pseudonyme Kennungen verarbeitet werden.

Der Meta Pixel wird erst geladen, wenn Sie der Kategorie Marketing aktiv zugestimmt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG für den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät.

Meta kann Daten auch an Meta Platforms, Inc. in den USA übermitteln und mit Daten aus Ihrem Meta-Konto zusammenführen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link Cookie-Einstellungen im Footer widerrufen.

Bei erteilter Marketing-Einwilligung übermitteln wir Kaufereignisse zusätzlich serverseitig über die Meta Conversions API an Meta. Dabei werden Bestellwert, Währung und Tarif sowie in gehashter Form die E-Mail-Adresse und technische Kennungen wie Cookie-IDs, IP-Adresse und Browserkennung übermittelt. Ohne Marketing-Einwilligung findet diese Übermittlung nicht statt.

Ebenfalls nur nach Ihrer Marketing-Einwilligung setzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads ein, ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Nach dem Klick auf eine unserer Anzeigen wird dabei ein Cookie gesetzt; schließen Sie eine Bestellung ab, werden Bestellwert, Währung und eine Vorgangsnummer an Google übermittelt, um den Erfolg der Anzeige zu messen. Wir verwenden den Google Consent Mode; ohne Einwilligung wird der Dienst nicht geladen. Google kann Daten auch an Google LLC in den USA übermitteln. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG; ein Widerruf ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen im Footer möglich.

Nach Ihrer gesonderten Einwilligung zur Website-Statistik messen wir öffentliche Seitenaufrufe, Quellen (UTM-Quelle, Medium, Kampagne und verweisender Hostname), ausgewählte Linkklicks und Buchungsstarts auf unserem eigenen Server. Dafür speichern wir eine zufällige Sitzungskennung im sessionStorage Ihres Browsers. Eine Sitzung endet nach 30 Minuten Inaktivität, spätestens nach 24 Stunden; beim Schließen des Tabs endet die Speicherung im Browser. Es gibt keine geräteübergreifende Wiedererkennung, Bildschirmaufzeichnung oder Erfassung von Formularinhalten. In den Messdaten werden keine IP-Adressen, vollständigen Referrer-Adressen oder URL-Abfrageparameter gespeichert. Technische Sicherheitsprotokolle des Hostings bleiben davon unabhängig.

Messereignisse werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Bei einer abgeschlossenen Bestellung wird die mit Einwilligung erfasste Herkunft dem Kundenkonto zugeordnet, um den Erfolg unserer Vertriebskanäle auszuwerten. Diese Zuordnung besteht während der Vertragsbeziehung; gesetzlich erforderliche Vertrags- und Zahlungsdaten werden davon unabhängig aufbewahrt. Rechtsgrundlage der optionalen Statistik und Quellenzuordnung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG für den Zugriff auf Ihr Endgerät. Sie können die Einwilligung jederzeit über Cookie-Einstellungen im Seitenfuß mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dabei wird die Statistik-Sitzungskennung im Browser entfernt.

Kundendaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art der Unterlage. Nach § 147 AO gelten grundsätzlich acht Jahre für Buchungsbelege, etwa Rechnungen, zehn Jahre für bestimmte Bücher und Aufzeichnungen sowie sechs Jahre für die übrigen dort genannten Unterlagen, etwa Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des maßgeblichen Kalenderjahres. Gesetzliche Sonderregelungen und verlängerte Aufbewahrungspflichten, etwa bei noch offenen Steuerverfahren, bleiben vorbehalten.

Nach Vertragsende werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Nachweispflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen. Die Entfernung aus dem laufenden System bedeutet nicht, dass derselbe Datensatz sofort aus sämtlichen Sicherungen entfernt ist. Sicherungen dienen der Wiederherstellung und werden nicht für die laufende Kundenbetreuung genutzt. Lösch- und Sperrentscheidungen sind bei einer Wiederherstellung erneut zu berücksichtigen.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung, Zahlungsabwicklung, Identitätsprüfung, technischen Bereitstellung, gesetzlichen Erfüllung oder Rechtsdurchsetzung erforderlich ist.

Hierzu können insbesondere Zahlungsdienstleister, Hostinganbieter, E-Mail-Dienstleister, Cloud-Anbieter, Steuerberater, Behörden oder andere gesetzlich berechtigte Stellen gehören.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen.

Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Die Übertragung sensibler Daten erfolgt grundsätzlich verschlüsselt, soweit dies technisch möglich und für den jeweiligen Dienst vorgesehen ist.

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich unsere Dienste, eingesetzten Anbieter, technischen Abläufe oder rechtlichen Anforderungen ändern.