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Betriebliche Veranlassung als Grundregel
§ 4 Absatz 4 EStG knüpft Betriebsausgaben an die betriebliche Veranlassung. Ein Briefservice für Kundenkorrespondenz oder Behördenpost kann einen solchen Anlass haben. Private oder gemischte Nutzung muss getrennt eingeordnet werden; eine bloße Rechnung mit Firmenname begründet noch keinen beliebigen Abzug.
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Diese Unterlagen gehören zusammen
Die genaue Buchung richtet sich nach Ihrem Kontenrahmen und Ihrer Gewinnermittlung. Sammeln Sie die Grundlagen, statt einen universellen Buchungssatz zu übernehmen.
| Unterlage | Was Sie prüfen |
|---|---|
| Vertrag | Wer hat welche Leistung für welchen Zeitraum beauftragt? |
| Rechnung | Stimmen Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung und Steuerangaben? |
| Zahlungsbeleg | Ist die Ausgabe nachvollziehbar beglichen? |
| Nutzungsbeschreibung | Welchem betrieblichen Zweck dient die Leistung; gibt es Privatanteile? |
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Vorsteuer ist ein eigener Prüfungsschritt
Ein Vorsteuerabzug setzt die Voraussetzungen des § 15 UStG voraus und kann unter anderem bei steuerfreien Ausgangsumsätzen ausgeschlossen sein. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, sollte gezahlte Umsatzsteuer deshalb nicht ohne Prüfung als erstattungsfähig einplanen. Die Eignung als Betriebsausgabe und der Vorsteuerabzug sind keine identischen Fragen.
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Mit der tatsächlichen Zahlung kalkulieren
Start kostet 19,90 € netto bei monatlicher Zahlung oder 199,00 € netto pro Jahr bei jährlicher Zahlung und enthält 10 Briefscans monatlich. Ein Brief zählt als ein Scan. Start und Business enthalten eine, Business+ zwei Inlandsweiterleitungen pro Monat. Weitere Weiterleitungen kosten 4,90 € netto zuzüglich Porto; Auslandssendungen sind gesondert einzuplanen. Planen Sie zunächst die tatsächlich anfallende Rechnung einschließlich Umsatzsteuer ein. Eine spätere steuerliche Entlastung hängt von Ihrem Fall ab und macht die Leistung nicht kostenlos.