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Drei Begriffe sauber auseinanderhalten
Eine genaue Begriffsverwendung hilft, unnötige Änderungen an der falschen Stelle zu vermeiden. Die maßgeblichen Angaben können zusammenfallen, müssen es aber nicht.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Satzungssitz | Ort im Inland, den der Gesellschaftsvertrag bestimmt |
| Inländische Geschäftsanschrift | Bei der Registeranmeldung anzugebende geschäftliche Anschrift |
| Verwaltungssitz beziehungsweise Geschäftsleitung | Tatsächlicher Ort der Leitung; eigenständige Bedeutung insbesondere für steuerliche Fragen |
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Die Adressfrage vor der Einreichung besprechen
Nennen Sie dem Notar die gewünschte Anschrift, den Anbieter und die geplante Form der Postannahme. Fragen Sie, welche Nachweise und Vollmachten für Ihren konkreten Fall benötigt werden. Lassen Sie sich vom Anbieter nur das bestätigen, was er tatsächlich leisten und dokumentieren kann.
- Wer ist der genaue vertragliche und postalische Empfänger?
- Wie ist die Annahme rechtlich relevanter Zustellungen organisiert?
- Welche Schreibweise einschließlich möglichem c/o-Zusatz soll angemeldet werden?
- Welche Unterlagen benötigt die begleitende Stelle vor der Einreichung?
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Vorbereitung, Freischaltung und Anmeldung abstimmen
Stimmen Sie die zeitliche Reihenfolge mit dem Notar und dem Anbieter ab. Bei PostCloud folgen auf die Buchung die erforderlichen Prüfungen und die bestätigte Freischaltung. Erst dann verwenden Sie die im Portal bereitgestellten vollständigen Adressangaben. Bei einer Gesellschaft in Gründung muss auch geklärt sein, wer den Vertrag schließt und wie der Empfänger bezeichnet wird.
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Briefempfang nach der Eintragung organisieren
Legen Sie fest, wer Geschäftspost im Portal bearbeitet und benötigte Originale anfordert. Ein digitaler Scan erleichtert die interne Weiterbearbeitung, ersetzt aber nicht die Entscheidung, wie auf ein Schreiben zu reagieren ist. Halten Sie besonders bei Änderungen die Empfängerbezeichnung und Kontaktdaten aktuell.
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Bei Änderungen nicht nur die Website bearbeiten
Wenn sich eine registerrelevante Anschrift ändert, reicht eine Anpassung im Impressum nicht aus. Besprechen Sie die erforderliche Registeranmeldung mit Ihrem Notar und prüfen Sie anschließend, welche Banken, Vertragspartner und Behörden ihre eigenen Datensätze aktualisieren müssen. Eine Änderung der Geschäftsanschrift ist nicht automatisch eine Verlegung des Satzungssitzes.