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Wohnadresse oder externe Anschrift: Erreichbarkeit zählt
Eine selbstständige Person kann ihre eigene Wohnanschrift auf Rechnungen verwenden. Nach dem BFH-Urteil V R 25/15 ist für das dort geprüfte Rechnungsmerkmal nicht erforderlich, dass die wirtschaftliche Tätigkeit an der angegebenen Adresse stattfindet. Eine andere Anschrift muss aber real funktionieren: Post muss dem richtigen Unternehmer zugeordnet werden und ihn erreichen. Eine bloß erfundene Adresse erfüllt das nicht. Aus dieser umsatzsteuerlichen Einordnung folgt noch keine Freigabe derselben Adresse für ein Impressum oder eine Gewerbeanmeldung.
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Die allgemeinen Rechnungsangaben nach § 14 UStG
Bei einer üblichen Rechnung nach § 14 Absatz 4 UStG gehören mehr Angaben dazu als eine Adresse. Die folgende Auswahl hilft beim Prüfen der Vorlage. Für besondere Leistungen, Kleinbetragsrechnungen, Reverse Charge oder grenzüberschreitende Sachverhalte können andere oder zusätzliche Regeln greifen.
| Prüffeld | Was Sie kontrollieren |
|---|---|
| Beteiligte | Vollständige Namen und Anschriften von leistendem Unternehmer und Empfänger |
| Steuerliche Kennung | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden |
| Zuordnung | Ausstellungsdatum und einmalig vergebene Rechnungsnummer |
| Leistung | Beschreibung, Umfang und maßgeblicher Leistungszeitpunkt |
| Beträge | Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder zutreffender Befreiungshinweis |
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Kleinunternehmer haben eine eigene Regelung
Für nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Umsätze nennt § 34a UStDV eigene Mindestangaben. Dazu zählen die vollständigen Namen und Anschriften beider Seiten, eine der dort zugelassenen steuerlichen Kennungen, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung sowie der Gesamtbetrag mit Hinweis auf die Kleinunternehmerbefreiung. Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger kommt die Kennzeichnung als Gutschrift hinzu. Die allgemeine Pflichtliste aus § 14 Absatz 4 lässt sich daher nicht unverändert als Mindestliste für jede Kleinunternehmer-Rechnung verwenden.
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Eine neue Anschrift in der Vorlage kontrolliert einführen
Verwenden Sie die PostCloud-Anschrift erst nach erfolgreicher Prüfung und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie dann die vollständige Empfängerzeile einschließlich persönlicher Postnummer aus Ihrem Portal. Prüfen Sie die Adressdaten im Rechnungstool, auf Angeboten und in Kundendatensätzen jeweils einzeln. Bei bereits ausgestellten Rechnungen hängt ein Korrekturbedarf vom konkreten Inhalt und Zeitpunkt ab; eine heute geänderte Anschrift macht nicht automatisch jede alte Rechnung falsch.
- Unternehmername und gebuchte Empfängerzuordnung abgleichen.
- Neue Vorlagen mit einem Entwurf kontrollieren, bevor Sie sie verwenden.
- Absender über die gültige Briefanschrift informieren.
- Tatsächliche Erreichbarkeit auch bei Reisen und Vertragsende organisieren.
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Ein Briefscan ist keine strukturierte E-Rechnung
Ein gescannter Brief lässt sich als PDF lesen. Das macht ihn nicht zur strukturierten E-Rechnung nach dem Umsatzsteuerrecht. Organisieren Sie den elektronischen Rechnungseingang deshalb zusätzlich zum Briefservice. Das Bundesfinanzministerium unterscheidet die Ausstellungspflicht von der Möglichkeit zum Empfang: Auch Kleinunternehmer müssen im einschlägigen inländischen Unternehmensverkehr E-Rechnungen empfangen können, obwohl sie von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind.