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Welche Pflichtangaben § 14 UStG üblicherweise verlangt
Für eine ordnungsgemäße Rechnung nennt § 14 UStG mehrere Pflichtangaben. Dazu zählen üblicherweise: der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers, die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag. Bei Beträgen bis 250 Euro gelten erleichterte Regeln für Kleinbetragsrechnungen mit weniger Angaben. Das ist der grobe Rahmen, doch die Details hängen vom Einzelfall ab und ändern sich mit der Rechtslage. Ob Ihre Rechnungen alle Anforderungen erfüllen, klären Sie am besten mit Ihrem Steuerberater, der auch Sonderfälle wie Reverse-Charge oder Auslandsumsätze einordnen kann.
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Welche Adresse gehört auf die Rechnung?
Die Adresse taucht in den Pflichtangaben gleich zweimal auf: als Anschrift des leistenden Unternehmens und als Anschrift des Empfängers. Für die Angabe des leistenden Unternehmers genügt nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs grundsätzlich eine Anschrift, unter der das Unternehmen erreichbar ist. Eine Adresse, unter der tatsächlich Geschäftstätigkeit ausgeübt wird, ist nicht in jedem Fall zwingend. Das eröffnet Spielraum, ob statt der Privatwohnung eine andere Geschäftsadresse verwendet werden kann. Ob eine bestimmte Adresse in Ihrem konkreten Fall die Anforderungen erfüllt, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit dem Steuerberater geprüft werden. Wichtig ist, dass Post an dieser Adresse zuverlässig ankommt und Sie erreichbar bleiben. Eine Adresse, unter der Sie Finanzamt, Kunden oder Gerichte nicht erreichen, schafft Probleme, unabhängig davon, was auf dem Papier steht.
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Rechnungen als Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Rechnungen mit Pflichtangaben ausstellen, weisen aber keine Umsatzsteuer gesondert aus. Da kein Steuerbetrag ausgewiesen wird, entfallen die Angaben zu Steuersatz und Steuerbetrag. Üblich und häufig empfohlen ist stattdessen ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, etwa mit einer Formulierung, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Rechnungsnummer, Datum und die Leistungsbeschreibung bleiben aber erforderlich. Die genaue Formulierung des Hinweises und die Frage, welche Angaben in Ihrem Fall zwingend sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Gerade bei der Kleinunternehmerregelung ändern sich Grenzen und Details immer wieder, etwa bei den Umsatzgrenzen. Verlassen Sie sich deshalb nicht auf pauschale Vorlagen aus dem Netz, sondern lassen Sie Ihre Rechnungsvorlage einmal fachlich prüfen.
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Was eine Geschäftsadresse leisten kann und was nicht
Ehrlich gesagt: Eine Geschäftsadresse macht Ihre Rechnungen nicht automatisch korrekt. Ob Ihre Adresse als Anschrift im Sinne des § 14 UStG genügt, entscheidet nicht der Anbieter, sondern hängt vom Einzelfall und der Prüfung durch Finanzamt und Steuerberater ab. PostCloud stellt eine Geschäftsadresse in Nürnberg bereit, die Sie bundesweit nutzen und auf Rechnungen sowie im Impressum angeben können, und übernimmt den Posteingang digital. Wir leisten aber keine Steuer- oder Rechtsberatung und geben keine Garantie, dass eine bestimmte Angabe von jeder Behörde akzeptiert wird. Ob die Adresse für Ihre Rechnungen, Ihre Rechtsform und Ihre Tätigkeit passt, sollten Sie vorab mit Ihrem Steuerberater besprechen. Was wir zusichern können, ist die zuverlässige Bearbeitung Ihrer Post, transparente Preise und monatliche Kündbarkeit, nicht die steuerliche Anerkennung im Einzelfall.