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Büroanschrift und Bauvorhaben auseinanderhalten
Benennen Sie in der Projektkommunikation den Auftragnehmer, das Bauvorhaben und den Briefempfänger eindeutig. Die Anschrift eines Baugrundstücks ersetzt nicht den Briefkontakt Ihres Büros; umgekehrt wird ein Postempfangsort nicht zum Planungsbüro mit Besprechungsräumen.
| Angabe | Verwendung |
|---|---|
| Architekturbüro | Zutreffender Vertragspartner und Geschäftsbriefkontakt |
| Bauvorhaben | Grundstück und Ort der Bauleistung |
| Besprechung | Tatsächlicher Raum oder Baustellentreffpunkt |
| Behörden-/Kammerdaten | Nach den dort verlangten tatsächlichen Angaben |
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Berufsbezeichnung und Kammerdaten prüfen
Das Berufsrecht richtet sich nach dem jeweiligen Land. In Bayern schützt Art. 1 BauKaG die dort genannten Architekturbezeichnungen und regelt die Berechtigung über Listen beziehungsweise die gesetzlichen Sonderregelungen. Stimmen Sie mit Ihrer zuständigen Kammer ab, welche Angaben bei einer geänderten Korrespondenzanschrift anzupassen sind. Für zusätzliche Energieberatungsleistungen sind auch der jeweilige Experteneintrag und seine Kontaktdaten zu prüfen.
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Format und Originalbedarf vor dem Versand klären
Ein normaler mehrseitiger Brief zählt als ein Scan. Großformatige Pläne, gerollte Unterlagen, Modelle oder Materialmuster sind damit nicht automatisch zugesagt. Vereinbaren Sie für solche Sendungen einen geeigneten Empfang außerhalb des gewöhnlichen Briefablaufs. Bei gewöhnlichen Vertragsbriefen entscheiden Sie nach Sichtung, ob ein Original benötigt wird.
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Projektkorrespondenz nachvollziehbar bearbeiten
Ordnen Sie die bereitgestellten PDFs in Ihrer eigenen Projektablage der Projektnummer und Fassung zu. Übertragen Sie Prüf- und Antworttermine in Ihre Aufgabenplanung. Start und Business enthalten eine Inlands-Sammelweiterleitung pro Monat, Business+ zwei; Porto ist jeweils bis Großbrief enthalten. Weitere Weiterleitungen sowie Weiterleitungen ins Ausland kosten 4,90 € netto plus Porto. Verwenden Sie die Anschrift erst nach erfolgreicher Identitäts- und gegebenenfalls Unternehmensprüfung, erteilter Postvollmacht und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie Namen, c/o-Zusatz und persönliche Postnummer vollständig aus dem Portal.