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Für externe Datenschutzbeauftragte

Geschäftsadresse für externe Datenschutzbeauftragte

Externe Datenschutzbeauftragte brauchen erreichbare Kontaktwege und einen sorgfältigen Umgang mit vertraulichen Unterlagen. Bevor Sie Mandantenpost über einen Briefdienst bearbeiten lassen, prüfen Sie den konkreten Datenfluss und Ihre Vereinbarungen. So legen Sie fest, welche Unterlagen für diesen Empfangsweg geeignet sind.

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Redaktion: PostCloud · Aktualisiert am

In diesem Artikel
Kontaktweg und persönliche Verantwortlichkeit festlegen Briefbearbeitung als eigenen Datenfluss prüfen Eigene Geschäftspost von Mandantenvorgängen trennen Antwortzeiten selbst organisieren Vorteile & Einordnung Häufige Fragen Weitere Themen
1

Abschnitt

Kontaktweg und persönliche Verantwortlichkeit festlegen

Artikel 37 DSGVO behandelt die Veröffentlichung und Mitteilung der Kontaktdaten; Artikel 38 enthält Anforderungen an Stellung und Vertraulichkeit. Richten Sie einen tatsächlich erreichbaren Weg ein und trennen Sie Ihre Beratungsfirma von den verantwortlichen Unternehmen Ihrer Mandanten.

2

Abschnitt

Briefbearbeitung als eigenen Datenfluss prüfen

Wer empfängt, öffnet, scannt und liest die Unterlagen? Welche Inhalte sollen überhaupt auf diesem Weg eingehen? Klären Sie Rollen, erforderliche vertragliche Regelungen und Schutzmaßnahmen anhand der tatsächlichen Verarbeitung. Weder eine automatische Eignung noch eine pauschale Ausnahme von solchen Prüfungen folgt aus dem Adresstarif. Die einzelnen Verarbeitungsschritte und die dafür nötigen Vereinbarungen lassen sich unabhängig von Ihrer eigenen Kontaktrolle prüfen.

  • Dokumentarten und Schutzbedarf erfassen
  • Beteiligte und Zugriffe festhalten
  • Vereinbarungen vorab prüfen
  • Ungeeignete Inhalte über einen anderen Weg empfangen
3

Abschnitt

Eigene Geschäftspost von Mandantenvorgängen trennen

Für Ihre eigenen Rechnungen oder allgemeinen Vertragsbriefe können andere Anforderungen gelten als für besonders vertrauliche Eingaben. Ordnen Sie jeden Brief dem richtigen Empfänger und Vorgang zu. Zusätzliche Mandantenunternehmen werden durch Ihre eigene Buchung nicht automatisch freigeschaltet.

4

Abschnitt

Antwortzeiten selbst organisieren

Bereitgestellte Scans müssen Sie regelmäßig prüfen. Erfassen Sie Fristen und notwendige Reaktionen in Ihrer eigenen Organisation. Scan-Bearbeitungsziele sind keine Verlängerung einer gesetzlichen oder vertraglichen Frist.

Einordnung

Adresse, Postannahme und Portal zusammen

PostCloud verbindet die Geschäftsanschrift in Nürnberg mit der Bearbeitung Ihrer Briefpost. Welche Leistungen für Ihren Anwendungsfall wichtig sind, sehen Sie hier im Überblick.

Kontaktrollen trennen
Datenfluss vorab bewerten
Mandantenempfänger nicht vermischen
Fristen unabhängig kontrollieren

Keine besondere Zertifizierung aus dem Tarif ableiten

PostCloud sagt mit dieser Seite keine besondere Freigabe für sensible Mandatsakten zu. Lassen Sie konkrete Unterlagen, Vereinbarungen und Zugriffsanforderungen vorab prüfen.

FAQ

Häufige Fragen

Ist jede Mandantenpost automatisch für den Scanservice geeignet?

Nein. Prüfen Sie Dokumentarten, Schutzbedarf, Verarbeitung und Vereinbarungen vorab.

Ist Auftragsverarbeitung pauschal ausgeschlossen?

Eine solche Aussage lässt sich aus dem Produktnamen nicht ableiten. Die Rollen und nötigen Vereinbarungen richten sich nach dem konkreten Datenfluss.

Überwacht PostCloud behördliche Antwortfristen?

Nein. Sie organisieren Sichtung, Bewertung, Antwort und Fristkontrolle selbst.

Quellen und Einordnung

Quellenstand: . Die Links führen zu den jeweiligen Originalquellen. Individuelle Rechts- und Steuerfragen klären Sie mit Ihrer Beratung.

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