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Die Lieferantenanlage des Auftraggebers vorbereiten
Größere Auftraggeber fragen Unternehmens-, Rechnungs- und Kontaktdaten oft getrennt ab. Übernehmen Sie die Geschäftsbriefanschrift nur in Felder, für die sie tatsächlich bestimmt ist. Steueranschrift, Banknachweise oder ein verlangter Ort der Leistungserbringung werden dadurch nicht automatisch ersetzt.
| Angabe | Vor dem Einreichen prüfen |
|---|---|
| Vertragspartner | Name und Rechtsform stimmen mit Ihrem Angebot überein. |
| Briefkontakt | Vollständige freigeschaltete Anschrift einschließlich Zusatz. |
| Leistungsort | Tatsächlicher Einsatz beim Kunden, im eigenen Betrieb oder remote. |
| Nachweise | Dokumente entsprechen der konkret verlangten Information. |
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Vertrauliche Mandatsunterlagen bewusst routen
Beratungsmandate bringen Papier mit sich: unterschriebene Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Schriftverkehr mit Behörden oder Kammern und mitunter vertrauliche Unterlagen. Prüfen Sie vor dem Versand, ob eine Geheimhaltungsvereinbarung externe Verarbeitung zulässt und welche vertraglichen beziehungsweise datenschutzrechtlichen Voraussetzungen gelten. Nicht jedes Mandatsdokument muss Teil Ihres allgemeinen Briefpostprozesses sein.
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Während Kundeneinsätzen handlungsfähig bleiben
Sichten Sie die bereitgestellten PDFs in festen Zeitfenstern und übertragen Sie offene Punkte in Ihre eigene Projektsteuerung. Bei Briefen zu Leistungsumfang, Abnahme oder Vergütung vergleichen Sie die aktuelle Vertragsfassung. Leiten Sie ausgewählte Unterlagen nur an die für das Mandat zuständigen Personen weiter; eine automatische Projektzuordnung übernimmt der Briefservice nicht.
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Rechtsform und Briefkonto sauber zusammenführen
Verwenden Sie die Anschrift erst nach erfolgreicher Identitäts- und gegebenenfalls Unternehmensprüfung, erteilter Postvollmacht und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie Namen, c/o-Zusatz und persönliche Postnummer vollständig aus dem Portal. Bei einer UG oder GmbH unterscheiden Sie die inländische Geschäftsanschrift vom satzungsmäßigen Sitz. Eine Änderung der Briefanschrift ändert nicht von selbst Gesellschaftsunterlagen oder Registerdaten. Start enthält 10 Briefscans für 19,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung; Business enthält 30 Briefscans für 39,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung; Business+ enthält 80 Briefscans für 69,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung. Ein Brief zählt als ein Scan, unabhängig von der Seitenzahl. Weitere Scans kosten 1,99 € netto.