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Wer organisiert, wer veranstaltet und wo findet das Event statt?
Ihre Agentur ist nicht in jedem Auftrag selbst Veranstalter. Halten Sie im Projekt fest, wer Verträge schließt, Genehmigungen beantragt und Rechnungen erhält. Die Anschrift der Eventlocation beschreibt den Veranstaltungsort; sie ist nicht automatisch der geschäftliche Briefkontakt Ihrer Agentur.
| Angabe | Zweck |
|---|---|
| Vertragspartner | Die beauftragte Agentur oder der verantwortliche Veranstalter |
| Veranstaltungsort | Tatsächliche Location mit Anfahrt und Zugängen |
| Briefkontakt | Empfang geschäftlicher Schreiben für die freigeschaltete Einheit |
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Vertragspost zentral, auch wenn Sie vor Ort sind
Während der heißen Phase einer Veranstaltung liegt niemand zu Hause und leert den Briefkasten. Genau dann treffen aber oft wichtige Schreiben ein: unterzeichnete Verträge, Rechnungen von Dienstleistern, Behörden- oder Versicherungspost rund um die Durchführung. PostCloud nimmt eingehende Geschäftspost an einer Adresse an und stellt sie je nach Tarif digitalisiert im Kundenportal bereit. So sehen Sie Vertrags- und Rechnungspost auch vom Eventgelände aus, ohne zwischen zwei Terminen nach Hause fahren zu müssen. Originalpost lässt sich bei Bedarf per Weiterleitung an eine hinterlegte Adresse schicken, etwa wenn ein Dokument im Original benötigt wird.
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Vor der Aufbauphase einen Postablauf festlegen
Bestimmen Sie, wer während des Events neue Briefe prüft und dringende Rückfragen beantwortet. Führen Sie in Ihrer Projektablage Veranstaltungsdatum, Auftragsnummer und die aktuelle Vertragsfassung zusammen. Wenn eine Stelle ein Papieroriginal verlangt, planen Sie den Versandweg rechtzeitig; ein Scan oder eine beauftragte Weiterleitung bedeutet keine garantierte Ankunft am Eventtag.
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Saisonspitzen anhand von Briefen planen
Zählen Sie die erwarteten Vertrags- und Abrechnungsbriefe in Ihren stärksten Monaten. Start enthält 10 Briefscans für 19,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung; Business enthält 30 Briefscans für 39,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung; Business+ enthält 80 Briefscans für 69,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung. Ein Brief zählt als ein Scan, unabhängig von der Seitenzahl. Weitere Scans kosten 1,99 € netto. Start und Business enthalten eine Inlands-Sammelweiterleitung pro Monat, Business+ zwei; Porto ist jeweils bis Großbrief enthalten. Weitere Weiterleitungen sowie Weiterleitungen ins Ausland kosten 4,90 € netto plus Porto. Der monatlich bezahlte Tarif ist monatlich kündbar; bei Jahreszahlung gilt die vereinbarte Jahreslaufzeit. Verwenden Sie die Anschrift erst nach erfolgreicher Identitäts- und gegebenenfalls Unternehmensprüfung, erteilter Postvollmacht und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie Namen, c/o-Zusatz und persönliche Postnummer vollständig aus dem Portal.