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Agenturmarke und Vertragspartner eindeutig zuordnen
Eine Agentur kann unter einer Marke auftreten, während Verträge eine natürliche Person oder eine Gesellschaft schließen. Stimmen Sie Website, Angebote und Rechnungen auf diesen tatsächlichen Anbieter ab. Bei einem Einzelunternehmen ersetzt die Marke nicht die erforderliche Namensangabe. Prüfen Sie vor der Freischaltung, welche Empfängerbezeichnungen von Ihrem PostCloud-Vertrag erfasst werden sollen.
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Eine Zuordnungsliste für Ihre eigenen Geschäftsunterlagen erstellen
Beginnen Sie mit Unterlagen, die regelmäßig an Kunden oder Dienstleister gehen. Eine gemeinsame Liste verhindert, dass nach einem Adresswechsel alte Vorlagen weiterverwendet werden.
| Unterlage oder System | Was Sie abgleichen |
|---|---|
| Agenturwebsite | Anbieter, Kontaktdaten und geeignete Impressumsanschrift |
| Angebot und Vertrag | Vertragspartner, Briefanschrift und zuständiger Projektkontakt |
| Rechnungsvorlage | Vollständige Daten des leistenden Unternehmens |
| Kundenportal des Auftraggebers | Die von dessen Einkauf verlangten Unternehmensangaben |
| Freelancer- und Lieferantenunterlagen | Aktueller Briefkontakt und korrekte Rechnungsempfängerdaten |
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Briefbearbeitung im Team verbindlich organisieren
Bestimmen Sie, wer den Posteingang sichtet, wer ein Schreiben fachlich bearbeitet und wer ein Original anfordert. Halten Sie Vertretungen für Urlaub oder Produktionsphasen fest. Übergeben Sie Dokumente anschließend über Ihre dafür vorgesehenen internen Wege. PostCloud stellt die Briefscans bereit; Aufgaben und Zuständigkeiten führen Sie in Ihren eigenen Werkzeugen weiter. Bei PR-Projekten sollten dringende Medienanfragen, vertrauliche Unterlagen und Pressemuster eigene Kontaktwege erhalten. Wenn Ihre Agentur Assistenzaufgaben für Kunden übernimmt, klären Sie deren Empfänger und Vollmachten getrennt von Ihrer eigenen Post.
- Eine zuständige Person für die regelmäßige Sichtung festlegen.
- Schreiben einem Projekt oder einer internen Aufgabe zuordnen.
- Antwort- und Zahlungstermine in der eigenen Planung erfassen.
- Für benötigte Originale Empfänger und Weiterleitung abstimmen.
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Postmenge mit Auftragsspitzen vergleichen
Zählen Sie Geschäftsbriefe statt Projekte oder Beschäftigte. Die folgende Beispielrechnung umfasst den monatlichen Grundpreis und nötige Zusatzscans. Zusätzlicher Versand ist nicht enthalten. Ein Brief entspricht einem Scan, unabhängig von der Seitenzahl.
| Briefe pro Monat | Start | Business | Business+ |
|---|---|---|---|
| 10 | 19,90 € | 39,90 € | 69,90 € |
| 30 | 59,70 € | 39,90 € | 69,90 € |
| 60 | 119,40 € | 99,60 € | 69,90 € |
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Mit der Freischaltung den Wechsel koordinieren
Verwenden Sie die Anschrift erst nach erfolgreicher Identitäts- und gegebenenfalls Unternehmensprüfung, erteilter Postvollmacht und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie Namen, c/o-Zusatz und persönliche Postnummer vollständig aus dem Portal. Informieren Sie anschließend Ihre laufenden Auftraggeber und externen Buchhaltungs- oder Einkaufskontakte. Start und Business enthalten eine Inlands-Sammelweiterleitung pro Monat, Business+ zwei; Porto ist jeweils bis Großbrief enthalten. Weitere Weiterleitungen sowie Weiterleitungen ins Ausland kosten 4,90 € netto plus Porto. Für Fragen zum PostCloud-Vertrag ist Franziska Brendel Ihre Ansprechpartnerin per E-Mail oder WhatsApp.