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Verwaltungsgesellschaft und verwaltete Einheiten unterscheiden
Erstellen Sie vor der Umstellung eine Empfängerliste. Führen Sie Ihre Verwaltung, einzelne Gemeinschaften und sonstige Auftraggeber getrennt auf. Klären Sie, welche Namen freigeschaltet werden können und welche Empfangsvollmachten vorliegen, bevor Sie Dritten eine neue Anschrift nennen.
| Brief richtet sich an | Zu klären |
|---|---|
| Eigene Verwaltung | Vollständige freigeschaltete Firmenbezeichnung |
| Gemeinschaft der Wohnungseigentümer | Eigene Empfängereinrichtung und passende Vollmacht |
| Eigentümer oder Mieter | Kein automatischer Empfang über den Verwaltungsvertrag |
| Objektlieferung | Tatsächlicher Lieferort und örtlicher Empfänger |
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Wohnimmobilienverwaltung und Erlaubnis
§ 34c GewO erfasst auch die dort beschriebene Wohnimmobilienverwaltung. Die Erlaubnisfrage richtet sich nach Ihrer Tätigkeit. Eine zusätzliche Korrespondenzanschrift ersetzt die Erlaubnis nicht; stimmen Sie notwendige Änderungen Ihrer Betriebsangaben mit der zuständigen Stelle ab. Wenn Sie neben der Verwaltung auch Immobilien vermitteln, prüfen Sie die Anschriften und Unterlagen dieser Tätigkeit gesondert.
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Schreiben zum Objekt und Vorgang ablegen
Ordnen Sie bearbeitete Briefe in Ihrer eigenen Verwaltungssoftware dem Objekt, dem richtigen Auftraggeber und dem Vorgang zu. Bei Kündigungen, Mängelanzeigen oder gerichtlichen Schreiben prüfen Sie Inhalt, Zuständigkeit und Termine selbst. Eine digitale Kopie löst weder die rechtliche Bewertung noch eine automatische Fristenkontrolle aus.
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Kontingent nach Briefen statt Wohneinheiten wählen
Zehn verwaltete Einheiten verursachen nicht zwangsläufig dieselbe Briefmenge wie zehn andere. Zählen Sie tatsächliche Eingänge und rechnen Sie saisonale Abrechnungsphasen ein. Start enthält 10 Briefscans für 19,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung; Business enthält 30 Briefscans für 39,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung; Business+ enthält 80 Briefscans für 69,90 € netto pro Monat bei monatlicher Zahlung. Ein Brief zählt als ein Scan, unabhängig von der Seitenzahl. Weitere Scans kosten 1,99 € netto. Start und Business enthalten eine Inlands-Sammelweiterleitung pro Monat, Business+ zwei; Porto ist jeweils bis Großbrief enthalten. Weitere Weiterleitungen sowie Weiterleitungen ins Ausland kosten 4,90 € netto plus Porto. Verwenden Sie die Anschrift erst nach erfolgreicher Identitäts- und gegebenenfalls Unternehmensprüfung, erteilter Postvollmacht und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie Namen, c/o-Zusatz und persönliche Postnummer vollständig aus dem Portal.