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Vor dem ersten Projekteinsatz die Adressfelder ordnen
Im Einkauf eines Auftraggebers werden häufig mehrere Angaben erfasst. Antworten Sie entsprechend dem Zweck des Felds, statt überall dieselbe Adresse einzusetzen. Ihre Briefanschrift kann von einem Einsatzort abweichen. Angaben zu Wohnsitz, Unternehmen oder tatsächlicher Tätigkeit müssen weiterhin zutreffen.
| Angabe | Wofür sie benötigt wird |
|---|---|
| Geschäftlicher Briefkontakt | Schriftliche Korrespondenz erreicht Sie auch zwischen Einsätzen. |
| Vertragspartner | Die beauftragte Person oder Gesellschaft ist eindeutig identifiziert. |
| Rechnungsdaten | Leistungserbringer und Anschrift sind korrekt hinterlegt. |
| Projekt- oder Einsatzort | Der tatsächliche Ort einer vereinbarten Tätigkeit wird beschrieben. |
| Persönliche Nachweise | Die konkret verlangten Angaben werden anhand geeigneter Dokumente belegt. |
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NDA und Dokumentenumgang vor dem Postversand klären
Manche Projekte stellen besondere Anforderungen an Vertraulichkeit und die Weitergabe von Unterlagen. Prüfen Sie vorab, ob die Bearbeitung Ihrer Briefpost durch einen Dienstleister damit vereinbar ist. Lassen Sie Zugangsdaten, Datenträger und Projekt-Hardware über die ausdrücklich dafür vorgesehenen Wege zustellen. Eine gewöhnliche Geschäftspostlösung ist keine pauschale Freigabe für jeden Schutzbedarf. Bei KI-Projekten ist zusätzlich zu klären, ob erhaltene Inhalte in weitere Werkzeuge hochgeladen werden dürfen.
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Briefscans in Ihre eigene Projektorganisation übernehmen
Kontrollieren Sie neue Scans regelmäßig und ordnen Sie sie einem Auftraggeber oder einer administrativen Aufgabe zu. Für Fristen nutzen Sie Ihre eigene Planung. Speichern Sie benötigte Dokumente in der vorgesehenen Ablage und berücksichtigen Sie deren Sicherung und Zugriffsschutz. Das BSI empfiehlt, Datensicherung und Schutz der eigenen Geräte bewusst einzuplanen.
- Für Vertragsbriefe eine regelmäßige Sichtung vorsehen.
- Projektunterlagen nur an berechtigte Personen weitergeben.
- Benötigte Originale und anstehende Rücksendungen festhalten.
- Downloads auf Laptop oder Mobilgerät in das eigene Sicherheitskonzept einbeziehen.
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Für wenig Briefpost einen überschaubaren Tarif wählen
Start kostet 19,90 € netto im Monat bei monatlicher Zahlung und enthält 10 Briefscans. Ein Brief zählt als ein Scan, nicht jede einzelne Vertragsseite. Weitere Scans kosten 1,99 € netto. Start und Business enthalten eine Inlands-Sammelweiterleitung pro Monat, Business+ zwei; Porto ist jeweils bis Großbrief enthalten. Weitere Weiterleitungen sowie Weiterleitungen ins Ausland kosten 4,90 € netto plus Porto. Vergleichen Sie bei häufigen Papierverträgen auch den Bedarf an Originalen.
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Den Adresswechsel mit laufenden Auftraggebern abstimmen
Verwenden Sie die Anschrift erst nach erfolgreicher Identitäts- und gegebenenfalls Unternehmensprüfung, erteilter Postvollmacht und bestätigter Freischaltung. Übernehmen Sie Namen, c/o-Zusatz und persönliche Postnummer vollständig aus dem Portal. Aktualisieren Sie dann Ihre Website, Angebots- und Rechnungsvorlagen. Teilen Sie bestehenden Auftraggebern die Änderung des Briefkontakts mit und lassen Sie relevante Einkaufsdaten korrigieren. Wenn ein Projekt endet, bleibt die Briefbearbeitung Teil Ihrer eigenen Betriebsorganisation; kontrollieren Sie insbesondere nachlaufende Vertrags- und Zahlungsfragen.