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So läuft die digitale Postbearbeitung ab
Der Ablauf ist in wenigen Schritten beschrieben. Ihre Post trifft an der Geschäftsadresse in Nürnberg ein und wird dort entgegengenommen. Anschließend wird der Umschlag erfasst und - je nach Tarif und Kontingent - der Inhalt gescannt. Der fertige Scan landet als Datei in Ihrem Kundenportal, wo Sie ihn ansehen, herunterladen und archivieren können. Bei aktivierter Benachrichtigung erhalten Sie einen Hinweis, sobald neue Post bereitsteht. Ob ein Brief automatisch geöffnet und komplett gescannt wird oder ob zunächst nur der Umschlag erfasst wird, hängt von Ihrem Tarif und den hinterlegten Einstellungen ab. So behalten Sie die Kontrolle darüber, welche Sendungen digitalisiert werden - und müssen nicht mehr täglich zum Briefkasten, um den Überblick zu behalten.
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Scan-Kontingent: Wie viel ist enthalten
Beim Post scannen lassen spielt das Scan-Kontingent die zentrale Rolle. PostCloud arbeitet mit tarifabhängigen Kontingenten: Der Tarif Start liegt bei 19,90 €, Business bei 39,90 € und Business+ bei 69,90 € pro Monat, jeweils zzgl. MwSt. und monatlich kündbar. Je höher der Tarif, desto mehr Scans sind in der Regel abgedeckt. Ein Kontingent bezieht sich auf einen Abrechnungszeitraum und wird pro digitalisierter Sendung gezählt. Was genau in Ihrem gewählten Tarif enthalten ist und was bei Überschreitung gilt, sehen Sie transparent in der Preisübersicht und in Ihrem Portal, in dem der aktuelle Verbrauch angezeigt wird. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wie viele Scans bereits genutzt wurden. Wenn Sie regelmäßig viel Geschäftspost erhalten, lohnt sich ein Blick auf den Kontingentumfang, bevor Sie sich für einen Tarif entscheiden.
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Datenschutz beim Scannen Ihrer Post
Ihre Geschäftspost enthält oft sensible Informationen - Rechnungen, Verträge, Behördenschreiben. Beim Scannen wird der Brief digitalisiert und die Datei in Ihrem persönlichen Portalbereich abgelegt, auf den nur Sie mit Ihren Zugangsdaten zugreifen. Die Verarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der DSGVO. Details dazu, wie lange physische Originale aufbewahrt werden, wie mit unzustellbaren oder als vertraulich markierten Sendungen umgegangen wird und welche Aufbewahrungs- und Löschfristen gelten, regeln die Datenschutzhinweise und der Vertrag. Wenn Sie besondere Anforderungen an die Vertraulichkeit einzelner Sendungen haben, klären Sie diese am besten vorab. PostCloud gibt keine Rechtsberatung; für Fragen zur konkreten Aufbewahrungspflicht bestimmter Dokumente ist Ihr Steuerberater oder die zuständige Stelle der richtige Ansprechpartner.
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Originale erhalten oder weiterleiten lassen
Nicht jedes Dokument reicht als Scan - manche Originale müssen im Haus bleiben, etwa Schreiben mit Zustellungsnachweis oder Urkunden. Deshalb bleibt die physische Weiterleitung neben dem Scan möglich. Sie können Post an eine hinterlegte Empfangsadresse weiterleiten lassen, wenn Sie das Papier in der Hand brauchen. Digitale Bereitstellung und physischer Versand schließen sich also nicht aus, sondern ergänzen sich: Den Alltag erledigen Sie über die Scans im Portal, das Original fordern Sie gezielt an, wenn es nötig ist. Wie Weiterleitung, Sammelversand und Einzelversand im Detail geregelt und bepreist sind, hängt vom Tarif ab und ist in den Konditionen beschrieben. So bleibt der Scan-Service flexibel genug für unterschiedliche Arten von Geschäftspost.